Om arkiv


Det er en fordel å vite litt om hvordan arkiv skapes og bygges opp før man gyver løs på arkivundersøkelsene, da er det lettere å tolke hva man finner.


Innhold

Arkivenes oppbygging
Hvordan finne fram i arkivene?
Kommunal saksgang


Arkivenes oppbygging

En arkivskaper er en administrativ eller forretningsmessig enhet, en organisasjon eller person som skaper eller har skapt arkiv gjennom sin virksomhet. I kommunal forvaltning kan f.eks. folkevalgte organer, etater, kontor, skoler og institusjoner opptre som arkivskapere.

Et arkiv inneholder det materialet (f.eks. protokoller og dokumenter) som er skapt av eller har kommet inn til og blitt behandlet av en arkivskaper. Arkivet vil derfor gi et speilbilde av arkivskaperens virksomhet.

De enkelte arkivene vil være delt inn i arkivserier. En arkivserie er en del av arkivskaperens arkiv som er ordnet etter et eget system, har en egen funksjon eller et spesielt innhold. Norsk allment arkivskjema gir en oversikt over de viktigste arkivseriene og gir en standard for rekkefølgen for seriene i et arkiv. Møtebøker, journaler og saksarkiv er eksempler på tre vanlige arkivserier.

Arkivseriene er delt opp i arkivstykker. Et arkivstykke er en fysisk enhet i en arkivserie, vanligvis en arkiveske eller en protokoll. I en arkiveske finnes det som regel flere mapper/legg som igjen inneholder flere dokumenter eller undermapper med dokumenter.

En grunnleggende regel for all arkivordning er at vi skal følge proveniensprinsippet. Dette betyr at arkiv som er skapt av en arkivskaper skal holdes samlet og ikke blandes med andre arkiv, og at den måten arkivet ble dannet på skal bevares. Vi skal dermed ta vare på et arkiv i sin opprinnelige ordning, selv om arkivskaperen (for eksempel et kommunalt organ) blir lagt ned eller slått sammen med andre. Den konteksten materialet er skapt i er vesentlig for tolkningen av det.


Hvordan finne fram i arkivene?

Det er særlig to hjelpemidler som kan brukes når man vil finne fram i arkivene:
Arkivkatalogen, som inneholder register over alle delene av arkivene, og de interne registrene som kan finnes i hvert enkelt arkiv.

Arkivkatalogen gir et overblikk over strukturen og innholdet i de kommunale arkivene. Normalt er katalogen registrert på arkivstykkenivå, slik at du kan se protokollene og arkivboksene i et arkiv. Katalogen vil vanligvis også vise de enkelte mappene i større saksarkiv. Tradisjonelt har arkivkatalogen vært en papirkatalog, men fra 2010 har arkivinstitusjonene fått en felles elektronisk database for publisering av sine kataloger, Arkivportalen.

Når katalogen ikke gir tilstrekkelige opplysninger til å finne fram til en sak, må du bruke de interne registrene i arkivene, vanligvis journalen/postjournalen eller kopibøkene.


Kommunal saksgang

Inngående brev ble registrert i postjournalen, med opplysninger om mottaksdato, avsender, innhold og som regel hvordan henvendelsen ble behandlet. Brevet fikk samtidig et journalnummer, som bestod av et løpenummer og årstall. Journalnummeret ble gjerne ført på brevet, øverst i høyre hjørne. Postjournalen inneholder dermed en kronologisk oversikt over inngående korrespondanse, men ofte også over utgående brev.

Saksbehandlingen av inngående brev skjedde fram til 1950-tallet hovedsaklig i møtene til de kommunale organene. Det administrative apparatet var lite utbygd i de fleste kommunene før 60-tallet, og det ble sjelden skrevet formelle forslag til vedtak. Det endelige vedtaket og saksomtale ble ført i møteboka. Møtebøkene (forhandlingsprotokollene) inneholder referater fra møtene. Referatene er ført kronologisk, og ofte finner vi en kort saksomtale og et vedtak for hver sak.

Etter møtet ble vedtaket ekspedert som brev (senere særutskrift) til den/de saken gjaldt.
Kopi av brevet førtes i kopiboka. Kopibøkene inneholder kopier eller sammendrag av utgående brev. De eldste kopibøkene er innbundne protokoller som gjerne inneholder fullstendige brevkopier. Rundt 1900 ble det etter hvert vanlig å skrive sammendrag av brevene. Senere har vi fått gjennomslag og fotostatkopier. Kopibøkene er ført kronologisk.

Det innkomne brevet og en kopi av det utgående, sammen med eventuelle andre dokumenter i saken, ble lagt i saksarkivet. Saksarkivet har opp gjennom årene blitt ordnet på ulike måter. Den opprinnelige ordningen var kronologisk, slik at brevene ble lagt i arkivet etter dato eller fortløpende etter journalnummer.

Senere ble det vanlig å skille ut korrespondanse som dreide seg om større saker, og etter hvert gikk saksarkivene over til å bli emneordnet. Fra dette utviklet det seg systematiske arkivsystemer, arkivnøkler, som erstattet emneordene med arkivkoder. "Roalds arkivsystem" frå 1930-tallet og "Norsk herredsforbunds arkivplan" fra 1951 er de mest kjente eldre kommunale arkivnøklene.

 



Tips en venn Utskriftsvennlig side
Oppegård bibliotek - Strandliveien 1 (i Kolben) - Tlf 66 81 50 50 - Bibliotek@oppegard.kommune.no