Elevdokumentasjon skal bevares i kommunale arkivinstitusjoner


Onsdag 20. november 2013 var det flere oppslag i mediene om elevdokumentasjon. Den var første saken inneholdt dessverre en del feil som forplantet seg videre. Ledere for kommunale arkivinstitusjoner over hele landet har tatt kontakt med kommunene for å korrigere saken, og Riksarkivaren har sendt ut en pressemelding.


Foranledningen var et intervju i forbindelse med et nytt regelverk for bevaring og kassasjon. Regelverket har vært på høring, men er ikke vedtatt eller trådt i kraft. Det vil ikke ha tilbakevirkende kraft.

De eksisterende reglene er lite hensiktsmessige og basert på tanken om å bevare et statistisk utvalg. I henhold til disse gamle reglene skal dokumentasjon etter elever født den 1., 11. og 21. hver måned skal bevares. Kommuner kan bevare mer enn det man er pålagt.

De senere årene er det på landsbasis mange erstatningssaker knyttet til tap av skolegang og dårlige oppvekstvilkår. Der denne dokumentasjonen mangler er det problematisk å avgjøre forholdene. Resultatet kan gå begge veier, og manglende dokumentasjon er en belastning for både søkeren og kommunen.

Det har vist seg å være rettslig og administrativt behov for materialet og Folloarkivet har anbefalt sine kommuner å bevare mer enn det statistiske utvalget. Vår erfaring er også at skolene er bevisst opplysningenes sensitive karakter og følger bestemmelsene om taushetsplikt.

Forslaget til nytt regelverk tilsvarer det Folloarkivet allerede anbefaler i dag, og slik praksisen er i mange kommuner. Det dreier seg om enkelte typer dokumentasjon.

Arkiv er medieuavhengig, og stadig mer dokumenteres elektronisk. Det er viktig med godkjente og sikre systemer, samt å ha gode rutiner.

skoleprotokoller.png Elevdokumentasjon fra grunnskolen og annet kommunalt arkivmateriale fra Oppegård og Frogn kommuner, skal avleveres eller deponeres i Folloarkivet etter at det er gått ut av bruk. Fra elektroniske arkivsystemer skal det tas uttrekk som deponeres. Folloarkivet forvalter arkivmaterialet etter forvaltningslovens, offentleglovas, personopplysningslovens og arkivlovens bestemmelser.


Sist oppdatert av Iselin B. Nerland den 14. mars 2017


Tips en venn Utskriftsvennlig side
Oppegård bibliotek - Strandliveien 1 (i Kolben) - Tlf 66 81 50 50 - Bibliotek@oppegard.kommune.no